Năm 2020, doanh nghiệp Việt đã đương đầu với thách thức chưa từng có do Covid – 19 gây ra. Đại dịch không chỉ phá vỡ những quán tính kinh doanh truyền thống mà còn tái xác lập các doanh nghiệp vận hành. Và nay, khi Covid – 19 một lần nữa quay trở lại, thay vì tiếp tục rơi vào hoảng loạn và bị động, đây là lúc doanh nghiệp Việt trở nên mạnh mẽ và chủ động hơn.
Để doanh nghiệp làm được điều đó không thể không kể tới những công cụ hỗ trợ làm việc từ xa sau đây:
Mục lục
Lợi ích của việc sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa
“Work from home” – làm việc tại nhà đã trở thành một giải pháp tình thế tất yếu đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng chính trong tình thế đó, doanh nghiệp đã nhận ra rằng làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích:
- Doanh nghiệp: tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, phụ phí điện nước, phụ cấp cho nhân viên.
- Người lao động: tiết kiệm thời gian di chuyển, linh động về địa điểm và tự chủ, tự do thoải mái làm việc trong không gian riêng tư, góp phần nâng cao năng suất lao động.
- Xã hội: hạn chế được việc tiếp xúc trực tiếp, tụ tập nhiều người, phòng chống dịch bệnh một cách hiệu quả; giảm tắc đường.
Tuy nhiên, để quá trình làm việc tại nhà đạt được kết quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa công nghệ, sử dụng phù hợp những công cụ hỗ trợ làm việc từ xa.
7 công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả
Trello
Trello là công cụ quản lý công việc hoạt động dựa trên nền tảng của các thẻ giúp cho dự án của nhóm được sắp xếp theo một hệ thống. Trello có rất nhiều ưu điểm:
- Miễn phí: Trello cho người dùng sử dụng miễn phí, chỉ có một số tính năng đặc biệt mới cần trả phí. Tuy nhiên với nhu cầu thông thường của doanh nghiệp, hầu như thường không cần dùng đến bản trả phí.
- Đơn giản: Một điểm cộng lớn của Trello là giao diện đơn giản, phân chia rõ theo tình trạng công việc như Đang làm, Đã hoàn thành, Hủy bỏ,… Đặc biệt, thao tác trên nền tảng này cũng vô cùng dễ dàng, người dùng có thể nhanh chóng tạo mới, di chuyển, chỉnh sửa các thẻ công việc theo tiến độ của mình.
- Linh hoạt: Với cách phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành, Trello không gò ép người dùng theo bất cứ quy tắc nào. Bạn có thể quản lý việc cần làm của cá nhân, quản lý đầu việc nhóm, theo dõi tiến độ dự án.
Nếu muốn tìm một công cụ quản lý đầu việc cá nhân và dự án nhóm trực tuyến hiệu quả và tiết kiệm, Trello là lựa chọn tối ưu. Bạn có thể truy cập vào https://trello.com/, tạo tài khoản và bắt đầu trải nghiệm.
Google Drive
Google Drive là công cụ quen thuộc, được sử dụng phổ biến từ lâu. Với tính năng lưu trữ, chia sẻ trực tuyến tài liệu nhanh chóng và thuận tiện với các tiện ích như google tài liệu, google trang tính, google trang trình bày, biểu mẫu,… Chỉ cần có tài khoản Gmail là bạn có thể sử dụng thêm ứng dụng google drive với 15GB lưu trữ miễn phí.
Việc lưu trữ và chia sẻ nguồn tài nguyên nhanh chóng, có sự phân quyền giúp các công việc nhóm diễn ra trôi chảy, tính tương tác giữa các thành viên cao hơn.
Rodi
Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp Rodi với bộ công cụ thông minh: Rodi CRM, Rodi HRM, Rodi Task giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận hàng từ xa. Phần mềm quản trị khách hàng Rodi CRM với các tính năng hỗ trợ phòng Marketing tạo chiến dịch, giúp bộ phận Sale triển khai các chiến lược kinh doanh thu hút khách hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn.
Phần mềm quản trị nhân sự Rodi HRM giúp doanh nghiệp giải được các bài toán khi nhân viên không thể làm việc tại công ty như chấm công trực tuyến, giao nhận việc, tính toán KPI và tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại.
Cùng với Rodi CRM, Rodi HRM, Rodi Task (Workflow) là công cụ hỗ trợ quá trình làm việc từ xa của doanh nghiệp bằng việc hỗ trợ việc xây dựng quy trình làm việc cho các phòng ban, giao nhận việc trực tuyến.
Chỉ với các bước đăng ký đơn giản, bạn có thể sử dụng miễn phí phần mềm 30 ngày tại link: https://rodi.vn/contacts/
Todoist
Từng được coi là “Ứng dụng đổi đời”, Todoist là công cụ giúp người dùng sắp xếp công việc một cách hợp lý. Nhân viên có thể dùng ứng dụng này để hợp tác với đồng nghiệp, theo dõi dự án và ghi chú các công việc cá nhân.
Các bạn có thể dùng miễn phí phiên bản bình thường hoặc mua bản có phí để trải nghiệm thêm những tính năng thú vị khác.
Bạn có thể truy cập website https://todoist.com/ để cài đặt ứng dụng và tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích.
Dropbox
Dropbox là một dịch vụ lưu trữ miễn phí giúp đồng bộ dữ liệu giữa các thiết máy tính và điện thoại khi có kết nối Internet. Bạn có thể lưu tất cả tài liệu, ảnh và video trên ứng dụng và có thể truy cập hoặc tải tài liệu ở bất cứ nơi nào mà bạn muốn. Bạn cũng có thể sử dụng trên smartphone hoặc tablet để xem, chỉnh sửa hoặc tải tài liệu về.
Ưu điểm nổi bật của dropbox chính là tính bảo mật và độ an toàn cao của dữ liệu. Khi lưu trữ và chia sẻ tài liệu bằng dropbox bạn hoàn toàn không cần lo lắng về virut hay rò rỉ dữ liệu.
Để đăng ký và sử dụng dịch vụ này, bạn chỉ cần thực hiện 2 bước vô cùng đơn giản:
Bước 1: Bạn cần truy cập vào Website: https://www.dropbox.com
Bước 2: Chọn Sign Up. Điền đầy đủ thông tin bao gồm Email và Password. Hoặc sử dụng tài khoản Google để đăng ký mới Dropbox.
Slack
Khi nhắc tới một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến dành cho công việc hiệu quả không thể không nhắc tới Slack. Đây được coi là “sát thủ email” vì khi sử dụng ứng dụng này, công ty sẽ giảm thiếu được một lượng lớn email nội bộ.
Slack thích hợp với mọi nền tảng từ máy tính, Android đến iOS nên toàn bộ nhân viên công ty hoàn toàn có thể dễ dàng truy cập và sử dụng “phòng chat” dành cho công việc này! Đặc biệt, Slack còn cho phép người dùng liên kết với các ứng dụng khác như Dropbox, Google Drive, GitHub,… Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn mà nhóm đã trao đổi với nhau, 5GB dung lượng lưu trữ và cho phép liên kết 5 dịch vụ của hãng khác.
Để trải nghiệm Slack, bạn có thể truy cập vào link https://slack.com/intl/en-vn/ và tạo tài khoản miễn phí!
Zoom
Khi dịch bệnh xảy ra, chúng ta buộc phải thực hiện việc giãn cách xã hội và hạn chế những tiếp xúc trực tiếp. Điều đó khiến Zoom nhanh chóng trở thành giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp.
Zoom là một nền tảng hội họp trực tuyến, cho phép nhiều người được kết nối với nhau trong một khoảng cách rất xa chỉ với một chiếc laptop hay smartphone kết nối wifi.
Zoom có rất nhiều tính năng được yêu thích như kết nối trực tuyến, ghi lại cuộc họp, chia sẻ màn hình, tạo các cuộc thăm dò ý kiến,… Gói Zoom miễn phí cho phép số lượng người tham gia tối đa 100 người, và mỗi cuộc họp chỉ được kéo dài tối đa khoảng 40 phút. Còn các gói mất phí, số lượng người, thời gian và các tính năng sẽ được mở rộng hơn.
Để bắt đầu đăng ký, dùng thử miễn phí sản phẩm này, bạn có thể truy cập vào địa chỉ sau https://zoom.us/.
Lời kết:
Rõ ràng trong và sau đại dịch, những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tình thế mà còn dần thực sự trở thành công cụ thiết yếu. Làm việc từ xa, tận dụng tối đa công nghệ đang dần trở thành xu hướng của tương lai, giúp doanh nghiệp tiến dần trên con đường chuyển đổi số.