Chuyển đổi số giờ đây không chỉ là một xu hướng hợp thời mà còn là bước đi sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là sau mỗi đợt dịch Covid. Trong ba phần trước, chúng ta đã lần lượt tìm hiểu các vấn đề sơ lược về tính cấp thiết của chuyển đổi số và những điều cản trở chuyển đổi số:
Mục lục
- Phần 1: Thời bình thường mới doanh nghiệp Việt cần thay đổi như thế nào?
- Phần 2: Điều gì cản trở doanh nghiệp chuyển đổi số?
- Phần 3: Muốn chuyển đổi số phải có số!
- Bước 1: Đánh giá về hệ thống công nghệ của doanh nghiệp hiện tại và khả năng sử dụng công nghệ của nhân viên.
- Bước 2: Xây dựng mục tiêu chuyển đổi số cho từng giai đoạn và gắn mục tiêu đó với mục tiêu kinh doanh phù hợp.
- Bước 3: Xây dựng quy trình vận hành cho từng phòng ban.
- Bước 4: Xây dựng đội ngũ tiên phong thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
- Bước 5: Lựa chọn phòng ban cụ thể để bắt đầu chuyển đổi số.
- Lời Kết: Chuyển Đổi Số Ra Sao?
Phần 1: Thời bình thường mới doanh nghiệp Việt cần thay đổi như thế nào?
Phần 2: Điều gì cản trở doanh nghiệp chuyển đổi số?
Phần 3: Muốn chuyển đổi số phải có số!
Khi đã hiểu được khái niệm, xác định rõ trở ngại cũng như lầm tưởng của doanh nghiệp khi bắt đầu hành trình này, điều mà các công ty cần hướng tới chính là việc làm thế nào để số hóa, chuyển đổi số.
Đó cũng chính là nội dung của phần cuối cùng của series – Phần 4: Số hóa thế nào, chuyển số đổi ra sao?
Chuyển đổi số tuy là bức thiết nhưng khi triển khai, doanh nghiệp cần hết sức thận trọng bởi chỉ cần vội vã hoặc sai sót, cái giá phải trả là vô cùng lớn. Đó không chỉ là vấn đề chi phí mà còn liên quan tới mô hình kinh doanh, cách thức vận hành và cơ cấu tổ chức, những yếu tố cốt cán của một doanh nghiệp.
89% các doanh nghiệp đã chuyển đổi số thất bại theo báo cáo của Forrester năm 2016. 11% doanh nghiệp còn lại thành công đã và đang dẫn đầu cuộc chơi, thu về nguồn lợi nhuận khổng lồ và tăng trưởng vượt bậc.
Đó là lý do vì sao những nhà lãnh đạo cần hiểu rõ rằng doanh nghiệp cần số hóa thế nào và chuyển số đổi ra sao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 05 bước trong quá trình chuyển đổi số.
Bước 1: Đánh giá về hệ thống công nghệ của doanh nghiệp hiện tại và khả năng sử dụng công nghệ của nhân viên.
Không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng cho những thay đổi lớn lao về cách thức vận hành. Phương thức hoạt động truyền thống đã có từ hơn một trăm năm trước hình thành những quán tính làm việc khó lòng thay đổi trong một sớm một chiều. Vì vậy trước khi mở đầu câu chuyện số hóa của mình, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp mình.
Có hai yếu tố cần đánh giá: Công nghệ và con người
- Về công nghệ: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mình có cơ sở hạ tầng thích hợp để bắt đầu cho sự đổi mới, bảo trì và nâng cấp hệ thống, chuẩn bị cho những công nghệ tiên tiến. Số hóa nằm ở bước đầu tiên này. Đây là lúc cần chuyển các thông tin, văn bản, giấy tờ sang dạng dữ liệu số để làm đầu vào cho quá trình chuyển đổi. Nếu không có dữ liệu, doanh nghiệp sẽ thất bại ngay ở bước đầu tiên.
Về con người: Công nghệ chỉ là công cụ phục vụ con người. Bất cứ thay đổi nào cũng cần đến từ tư duy của người đứng đầu và lan tỏa tới các nhân viên. Văn hóa doanh nghiệp truyền thống và tâm lý ngại thay đổi sẽ cản trở quá trình chuyển đổi số. Vì vậy, trước khi thực sự khởi động quá trình thay đổi, văn hóa sẵn sàng thay đổi, khuyến khích cái mới cần được nuôi dưỡng trong công ty.
Bước 2: Xây dựng mục tiêu chuyển đổi số cho từng giai đoạn và gắn mục tiêu đó với mục tiêu kinh doanh phù hợp.
Trong trường hợp hiện trạng của công ty thích hợp để bắt đầu chuyển đổi số, nhà lãnh đạo sẽ tiếp tục thực hiện nhiệm vụ thứ 2 trong quy trình: Xác lập mục tiêu chuyển đổi số cho từng giai đoạn gắn với mục tiêu kinh doanh.
Trên thực tế, theo báo cáo mới đây của Mckinsey – công ty tư vấn quản lý hàng đầu của Hoa Kỳ cho thấy 70% các nỗ lực chuyển đổi số của doanh nghiệp đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu ban đầu đề ra. Lý do dễ nhận thấy nhất ở đây chính là do doanh nghiệp vội vàng thực thi, mong muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi để thu lại hiệu quả tức thì.
Bước 3: Xây dựng quy trình vận hành cho từng phòng ban.
Chìa khóa của chuyển đổi số chính là công nghệ và tự động. Khi đã sở hữu bộ công cụ thông minh hỗ trợ chuyển đổi số: phần mềm quản trị khách hàng CRM, phần mềm quản trị nhân sự HRM, phần mềm quản trị công việc Task và các website, ứng dụng di động khác,… doanh nghiệp mới chỉ nắm được 50% thành công. Một nửa còn lại chính là việc doanh nghiệp có hay không một quy trình vận hành hiệu quả.
Xét vào quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ phân loại được đâu là những bước có thể tự động, đâu là bước bắt buộc phải tiếp tục tiến hành thủ công theo cách truyền thống. Tối ưu và tự động hóa những bước có thể tự động chính là cách đề công việc nhanh hơn, chính xác và hạn chế được mất mát, sai sót.
Trong trường hợp, doanh nghiệp chưa có quy trình vận hành cho từng phòng ban, những nhà lãnh đạo và trưởng các bộ phận cần nhanh chóng xây dựng bộ quy trình. Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình thuận tiện, tiêu biểu là Rodi hay Workflow. Rodi Task hỗ trợ người dùng tạo lập quy trình làm việc ngay trên phần mềm một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Cách ứng dụng quy trình đã tạo vào các dự án, công việc cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn khi thao tác trên Rodi Task.
Còn nếu doanh nghiệp đã có các quy trình làm việc rõ ràng ở từng phòng ban, lãnh đạo có thể rà soát và điều chỉnh nếu cần thiết để hoàn thiện bộ quy trình này.
Bước 4: Xây dựng đội ngũ tiên phong thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Tất cả các nhân viên trong tổ chức đều sẽ tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu tiên, những bỡ ngỡ, khó khăn và thậm chí là tâm lý chống đối, ngại thay đổi sẽ khiến nhiều người không tích cực tiếp nhận cách làm việc mới, ủng hộ chuyển đổi số.
Bởi vậy, doanh nghiệp cần xây dựng được đội ngũ tiên phong thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Đây không chỉ là những người đầu tiên sử dụng công nghệ mới, hướng dẫn cho các thành viên khác mà còn là người truyền động lực và cảm hứng đổi thay tích cực.
Bước 5: Lựa chọn phòng ban cụ thể để bắt đầu chuyển đổi số.
Trong bài viết trước, chúng ta đã biết được một trong những lầm tưởng khi chuyển đổi số chính là cách nghĩ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp đều phải chuyển đổi số. Chuyển đổi hay không, điều này phụ thuộc vào tình hình cụ thể của từng phòng ban ở từng doanh nghiệp.
Thay vì ôm đồm và mạo hiểm thực hiện chuyển đổi số ở nhiều phòng ban cùng một lúc, doanh nghiệp nên bắt đầu từ một phòng ban cụ thể. Thông thường sẽ là các bộ phận có nhiều dữ liệu, quy trình làm việc phức tạp như phòng Marketing, Sale, Nhân sự hay Kỹ thuật,…
Sau khi chọn được phòng ban thích hợp để thực thi chuyển đổi số, doanh nghiệp hãy thận trọng từng bước triển khai tiếp những công đoạn tiếp theo, theo dõi kết quả và điều chỉnh cho tới khi thu được kết quả như mong đợi.
Lời Kết: Chuyển Đổi Số Ra Sao?
Doanh nghiệp hôm nay đang đứng trước lựa chọn: Thay đổi hay là chết – chuyển mình để tiếp tục cuộc chơi hay cố chấp để rồi ra đi tay trắng. Rõ ràng chuyển đổi số là lựa chọn tất yếu nhưng không hề dễ dàng. Những biến động của thị trường hôm nay sẽ còn dữ dội hơn rất nhiều vào ngày sau, tương lai là công nghệ, vậy tại sao doanh nghiệp không bắt đầu bước đi bước đầu tiên trong hành trình vạn dặm ngay lúc này?
