Series Chuyển đổi số – Thay đổi hay là chết? Phần 2: Điều Gì Cản Trở Doanh Nghiệp Việt Chuyển Đổi Số

Ở bài viết đầu tiên của series, chúng ta đã tìm hiểu những thay đổi của doanh nghiệp trong thời bình thường mới. Trong nguy có cơ, chính những tình thế “bất khả kháng” của dịch bệnh đã thúc đẩy doanh nghiệp Việt chuyển đổi số. Quá trình này sẽ diễn ra như thế nào, mang lại lợi ích và có những khó khăn gì? Trong 3 phần tiếp theo, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu các vấn đề:

Phần 2: Thời bình thường mới doanh nghiệp Việt đã thay đổi  như thế nào?

Phần 3: Muốn chuyển đổi số phải có số!

Phần 4: Số hóa thế nào, chuyển đổi ra sao?

Mặc dù ai cũng có thể dễ dàng nhận thấy những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại song con đường chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt vẫn gặp phải những trở ngại không hề nhỏ, có thể kể tới 05 trở ngại cơ bản sau:

Thứ nhất: Danh Nghiệp Việt Chuyển Đổi Số Nhưng Không Có “Số”

Theo quan điểm của RODI chuyển đổi số nhưng không có “số” chính là thách thức lớn nhất của doanh nghiệp. Do thời đại và cách thức làm việc truyền thống, nhiều công ty không có sự thu thập, lưu trữ thông tin, dữ liệu hoặc các thông số lưu trữ lẻ tẻ, thiếu sự đồng bộ và thống nhất. Việc này dẫn tới tình trạng làm việc theo thói quen, cảm tính, không thể bắt đầu số hóa. Điều này sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết “Muốn chuyển đổi số phải có số.”

Thứ hai: Tư Duy Ngại Thay Đổi

Sau khó khăn về số hóa, cản trở tiếp theo đối với doanh nghiệp Việt chuyển đổi số chính là tư duy ngại thay đổi. Chuyển đổi số không đơn giản chỉ là việc áp dụng công nghệ vào sản xuất.. Qúa trình này cần khởi phát từ tư duy hệ thống của tổ chức từ CEO cho tới nhân viên. Nếu không thể thay đổi tư duy, những sự thay đổi từ công nghệ chỉ là hình thức, không thể phát triển lâu dài.Phương thức làm việc truyền thống ít nhiều vẫn mang lại lợi nhuận, những tình thế bắt buộc như trong thời gian giãn cách vẫn được coi là hy hữu nên rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp chưa sẵn sàng thay đổi.

Thêm vào đó:

Khi chuyển đổi số, cách thức làm việc buộc phải thay đổi, bộ máy nhân sự cũ cần nỗ lực rất nhiều để thích ứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng sẵn sàng học hỏi, cố gắng và thậm chí đủ khả năng để đáp ứng được những yêu cầu mới, mà thay vào đó, họ sẽ mang thái độ chống đối, phủ nhận. Điều này gây ra mâu thuẫn nội bộ, tinh thần tiêu cực trong tổ chức.

Doanh nghiệp sẽ phải ứng dụng nhiều phần mềm như CRM, HRM, Task,… Rất nhiều doanh nghiệp thất bại khi áp dụng những phần mềm này vì nhân viên không có thói quen sử dụng, chưa hiểu hết cách vận hành và thành thạo tính năng nên khi mới triển khai sẽ mất nhiều thời gian làm việc hơn bình thường. Nếu không vượt qua được những trở ngại ban đầu này cũng như không hình thành được thói quen sử dụng phần mềm cho nhân viên, quá trình chuyển đổi số sẽ khó có thể tiếp tục.

Thứ 3: Doanh Nghiệp Không Có Quy Trình Làm Việc

Thực tế cho thấy không phải doanh nghiệp nào cũng có các quy trình làm việc bài bản và rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với cách làm theo quán tính, cảm tính và thói quen. Do không có quy trình, các phòng ban vận hành tương đối tự do, mỗi lúc làm theo một cách khác nhau. Bởi thế, CEO rất khó theo dõi được tiến độ công việc, quản lý không biết được công việc đang tồn đọng, gặp sự cố ở đâu để có biện pháp khắc phục kịp thời. Quy trình làm việc mang tới cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp, đồng bộ, tính chính xác, logic, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.

Quan trọng hơn, chỉ khi có quy trình, doanh nghiệp mới biết được đâu là những công việc có thể tự động hóa, đâu là công việc bắt buộc phải làm thủ công. Chỉ khi tự động hóa được những công việc cần thiết, giảm thiểu tính thủ công trong cách làm doanh nghiệp mới có thể có những bước tiến mới trong quá trình chuyển đổi.

Thứ 4: Không Có Ngân Sách Cho Chuyển Đổi Số

Đặc biệt, ngân sách cũng là một trở ngại lớn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp SME. Để ứng dụng khoa học công nghệ vào quá trình vận hành, doanh nghiệp cần chi ra số tiền lớn để đổi mới công nghệ, đào tạo nhân lực cũ và thuê mới nhân lực mới để triển khai quá trình chuyển đổi số. Thêm vào đó, doanh nghiệp còn cần chọn ra phòng ban thích hợp vì đây là một quá trình lâu dài, cần diễn ra ở từng phòng ban, từng bộ phận một. 

Ví dụ:

Hiện nay, để chuyển đổi số từng phần doanh nghiệp, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ. Nếu bạn chưa tìm ra phần mềm ưng ý để bắt đầu quá trình này, bạn có thể trải nghiệm miễn phí 30 ngày phần mềm Rodi tại link https://rodicrm.vn/. Rodi cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp với bộ công cụ thông minh giúp doanh nghiệp Việt chuyển đổi số dễ dàng theo phòng ban: CRM – dành cho bộ phận Marketing và Sale, HRM – dành cho phòng Nhân sự, Task – dành để quản lý công việc của từng nhân viên trong tổ chức, Web – hỗ trợ việc xây dựng và phát triển thương hiệu. 

CRM – Phần mềm quản trị khách hàng giúp số hóa bộ phận marketing và sale, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng được xây dựng dựa trên bản đồ hành trình khách hàng với các điểm chạm truyền thông cụ thể. Phần mềm quản trị nhân sự HRM với tính năng tuyển dụng ứng viên theo hành trình, chấm công, tính KPI tự động, khiến việc khai thác và quản lý nguồn nhân lực được hiệu quả hơn. Xây dựng quy trình, giao nhận việc từ xa là cách Rodi Task – phần mềm quản trị quy trình và công việc vận hành, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Rõ ràng, không phải doanh nghiệp SMEs nào cũng có được nguồn ngân sách dồi dào để áp dụng các phần mềm này vào hoạt động của doanh nghiệp cũng như chi ra nguồn kinh phí lớn để đào tạo nhân sự, nâng cấp hệ thống công nghệ hiện tại.

Thứ 5: Không Có Sự Thấu Hiểu Giữa CEO Và Nhân Viên

Trong doanh nghiệp thiếu sự thấu hiểu giữa CEO và nhân viên, giữa các phòng ban với nhau. Chuyển đổi số là một quá trình phức tạp và lâu dài. Khi mới bắt đầu chuyển đổi, nhân viên cần thời gian làm quen, công việc có thể chưa mang lại hiệu quả ngay lập tức. Tuy nhiên nhiều nhà lãnh đạo vẫn duy trì KPI cũ, thường xuyên thúc ép nhân viên phải nâng cao hiệu suất công việc. Điều này khiến nhân viên áp lực, chán nản và thậm chí chống đối quá trình chuyển đổi này trong doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, trong nhiều doanh nghiệp, các phòng ban cũng làm việc không ăn nhập, thường xuyên xảy ra hiện tượng “đá bóng” công việc cho nhau. Trong khi đó, chuyển đổi số lại là câu chuyện của toàn thể tổ chức, cần sự phối hợp chặt chẽ, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận.

Như vậy, trên đây là năm rào cản tiêu biểu ngăn cản quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Trong thực tế, tùy vào điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm những khó khăn khác. 

Lời Kết

Thời bình thường mới, vị thế của các doanh nghiệp Việt đã có thay đổi đáng kể. Nhiều doanh nghiệp nhanh nhạy thích ứng đã nắm được cơ hội bứt phá ngay trong khó khăn song cũng có nhiều doanh nghiệp buộc phải đóng cửa vĩnh viễn. Điều làm nên khác biệt ấy chính là công nghệ và chuyển đổi số. Song có vô vàn rào cản khiến doanh nghiệp không thể chuyển đổi số hoặc chuyển đổi số thất bại. Vậy doanh nghiệp phải làm như thế nào để khắc phục? Chúng ta sẽ cùng đi tìm câu trả lời cho câu hỏi đó ở bài viết tiếp theo trong series Chuyển đổi số – thay đổi hay là chết?: Muốn chuyển đổi phải có số!